Als secretaresse bij Stichting Firmitas verricht je deskundig administratief werk en verleen je algemene secretariële ondersteuning aan afdelingsadministrateurs. De secretaresse is verantwoordelijk voor het bijhouden van de administratie en het vergemakkelijken van de communicatie tussen de bedrijfsafdelingen. Daarnaast is de secretaresse gericht op het verzorgen van in- en externe informatievoorziening en secretariële ondersteuning en dienstverlening ten behoeve van de stichting. Deze functie is ideaal voor iemand die gemotiveerd is, in staat is om bij het binnenkomen van opdrachten prioriteiten te stellen en in staat is om zonder supervisie te werken.

Je vormt de spin in het web en bent werkzaam in een veelzijdige werkomgeving, waar de werkzaamheden uiteenlopen van het beheren van de agenda tot het maken van presentaties. Veel werkzaamheden zijn gebonden aan deadlines en eisen een hoge mate van nauwkeurigheid.

Taken

• Het begroeten van bezoekers en doorverwijzen naar de juiste afdelingen of personen.
• Het beantwoorden van persoonlijke vragen, via telefoon of e-mail.
• Het ontwikkelen en implementeren van kantoorprocedures.
• Het onderhoud van algemene bedrijfsboekhoudsystemen om accurate bestanden te onderhouden.
• Het samenstellen van brieven, memo’s en e-mails.
• Het screenen van documenten, boeken van vergaderzalen, opzetten van conferentiegesprekken en aannemen van berichten.
• Het uitvoeren van administratieve taken, waaronder archiveren en fotokopiëren.

Functie-eisen

• Je hebt een afgeronde Mbo-opleiding, in de secretariële richting.
• Je hebt goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
• Je hebt kennis van en vaardigheid in het gebruik van geautomatiseerde communicatiehulpmiddelen zoals fax, modem, e-mail en internet.
• Je hebt een dienstverlenende en resultaatgerichte instelling.
• Je hebt uitzonderlijke schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden.
• Je hebt een vriendelijke en professionele houding.
• Je bent representatief, stressbestendig en collegiaal.
• Je bent zelfstandig in het plannen en coördineren.

Competenties

Betrouwbaar/Integer: Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Je komt beloften en afspraken na, staat voor wat hij zegt. Je hebt de moed om achter je daden te staan.

Initiatief nemen: Je begint uit jezelf en wacht niet af. Je hebt vertrouwen in eigen kunnen en kwaliteit. Je kijkt in het eigen werk vooruit en komt in actie als dat nodig is. Je ziet als zaken (ook buiten het eigen werk) blijven liggen en pakt ze op als dat kan.

Flexibiliteit: Je staat open voor veranderingen die anderen voorstellen. Je schakelt snel tussen verschillende werkzaamheden. Je accepteert dat werk door anderen of omstandigheden wordt bepaald.

Oog voor detail / Nauwgezet: Je bent grondig en controleert je eigen werkzaamheden. Je bent ordelijk en werkt overzichtelijk, ook bij overdracht van werkzaamheden. Je werkt volgens vaste procedures, voert de nodige controles uit.

Samenwerken: Je stelt het gezamenlijke belang boven het eigen belang. Je helpt collega’s ook zonder dat ze er om vragen. Je gaat uit van het motto ‘vele handen maken licht werk’. Je hebt een prettige en plezierige omgang met collega’s.